W przypadku powtarzalnych projektów realizowanych na tej samej grupie respondentów (baza lekarzy, nauczycieli), zelecane jest zarejestrowanie bazy w centralnej bazie responentów. Dzięki temu uzyskujemy szybki wgląd do historii kontaktów oraz zmian w ramach jednej grupy projektów.

Oprócz wyżej wymienionych dobrodziejstw realizowania wielu projektów na wspólnej bazie, Centralna baza oferuje ogromne ułatwienie dla RODO. Usprawnia zarządzania przez Administratora Danych Osobowych (ADO) zawartością zbiorów danych osobowych przetwarzanych przez firmę za pomocą systemu CADAS. Dotyczy to w szczególności wywiązywania się firmy z przestrzegania nowych praw osób których dane dotyczą (tj. praw do: wglądu, zapomnienia, przeniesienia do innego administratora, itp). Ta funkcjonalność umożliwia:

  1. Ujednoliconą pseudonimizację danych osobowych z zarejestrowanych baz. W realizowanych projektach dane respondenta opatrzone są unikalnym kluczem, który dodatkowo przechowywany jest osobno w bazie centralnej, objętej środkami organizacyjnymi uniemożliwiającymi wgląd osobom postronnym.
  2. Błyskawiczne wyszukiwanie zespołu danych dotyczących konkretnej osoby według unikalnego pseudonimu. Do wykorzystania w tym kontekście są inne funkcje systemu (jak: notyfikacja zastrzeżeń podczas sesji ankietowania, tzw „Lista Robinsona” lub skanowanie zbioru danych w celu wylistowania rekordów z polami o zadanej wartości). Dzięki tym funkcjonalnościom można szybko reagować na żądania osób, których dane są przetwarzane jak również sprawnie realizować obowiązki powiadomienia wszystkich osób zainteresowanych w przypadku zaistnienia naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych.

Decyzja o tym które osoby w firmie mają dostęp do centralnej bazy, powinna być podejmowana przez pracownika pełniącego w firmie funkcję Inspektora Ochrony Danych lub przez inną osobę działającą z upoważnienia i w imieniu ADO (Administratora w rozumieniu RODO).